Você emite nota fiscal como empresa prestadora de serviços técnicos ou especializados? Então é fundamental entender como funciona a retenção de impostos federais — um procedimento obrigatório que pode impactar diretamente o seu fluxo de caixa.
Neste artigo, explicamos de forma clara e objetiva o que é a retenção na fonte, quais impostos são retidos, quem deve reter e como se prevenir de erros fiscais.
O que é a retenção de impostos?
A retenção de impostos federais ocorre quando a empresa contratante de um serviço desconta tributos diretamente do valor bruto da nota fiscal emitida pelo prestador (a PJ contratada). Esses valores são recolhidos e repassados à Receita Federal em nome do prestador.
Esse processo é obrigatório para serviços técnicos, profissionais e de natureza intelectual, como:
- Engenharia
- Arquitetura
- Consultorias
- Auditorias
- Desenvolvimento de software
- Assessoria jurídica, contábil, administrativa etc.
Quais impostos são retidos?
Nos serviços técnicos prestados por pessoa jurídica, os principais tributos federais que podem ser retidos são:
- IRPJ (Imposto de Renda Pessoa Jurídica)
- CSLL (Contribuição Social sobre o Lucro Líquido)
- PIS/Pasep
- Cofins
Esses quatro tributos formam o chamado “retenção de 4,65%”, percentual que é frequentemente aplicado sobre o valor bruto da nota fiscal.
Quem é responsável pela retenção?
A empresa contratante do serviço (tomadora) é quem deve fazer a retenção e o recolhimento dos impostos. Ela também precisa emitir o comprovante de retenção e declarar os valores nos sistemas da Receita.
Já a empresa prestadora do serviço (quem emitiu a nota) deve registrar a retenção na contabilidade e utilizar os valores retidos como antecipação no pagamento dos tributos devidos.
E quem está no Simples Nacional?
Empresas optantes pelo Simples Nacional, em regra, não sofrem retenção de PIS, Cofins, CSLL ou IRPJ — com exceção do INSS (se houver). No entanto, é obrigatório informar no corpo da nota fiscal a condição de optante pelo Simples, conforme determina a Lei Complementar 123/2006.
Atenção: Se a empresa do Simples não declarar isso corretamente, a contratante pode reter os impostos indevidamente.
E o INSS? Ele também pode ser retido?
Sim. Quando há prestação de serviço mediante cessão de mão de obra ou empreitada, o tomador do serviço também pode ser obrigado a reter 11% de INSS sobre o valor bruto da nota. Esse é um ponto que merece atenção especial, pois muitos confundem prestação técnica com cessão de mão de obra.
Por isso, é essencial analisar caso a caso com apoio de um contador.
Quais os riscos de não aplicar (ou aplicar errado) a retenção?
- Pagamento duplicado ou incorreto de tributos;
- Multas e autuações fiscais para o contratante;
- Diferenças contábeis e dificuldades na apuração do IRPJ e CSLL para o prestador;
- Problemas na DIRF e DCTFWeb.
Conclusão
A retenção de impostos em serviços técnicos é uma obrigação tributária importante tanto para quem presta quanto para quem contrata. Ter o suporte de uma contabilidade especializada em serviços e profissionais liberais garante segurança no cumprimento das obrigações fiscais e evita prejuízos.
Se você presta ou contrata serviços técnicos e quer ter mais controle sobre seus impostos e fluxo de caixa, fale com nossa equipe. Atuamos com consultoria contábil e fiscal para empresas de serviços técnicos, profissionais liberais, prestadores PJ e consultorias de diversos portes.
